בין אם מדובר באירוע חברה גדול לכבוד החג או אולי אירוע השקה של מוצר או שירות חדש, אירועים עסקיים הם עניין שבשגרה וחשוב לדעת להתאים אותם כהלכה לסיבה שבגללה חוגגים. יותר ויותר עסקים, חברות וגם ארגונים בסדרי גודל שונים מוכנים להשקיע לא מעט כסף בתכנון, ארגון וגם הוצאה לפועל של אירוע עסקי וזה מצריך תשומת לב רבה לכל הפרטים – הקטנים וגם הגדולים. אירוע עסקי יכול להיערך במקומות שונים וגם יכול להיות בהתאם לקונספט מסוים. הסוד, בסופו של דבר, תלוי במידת התאמתו לכל הצרכים ובייחוד במידת התאמתו לקהל המוזמנים. אם אתם רוצים לערוך אירוע שכזה, חשוב שתדאגו להיעזר במומחים, בחברת הפקה המתמחה בתכנון ובביצוע של אירועים עסקיים שונים.

אילו סוגים של אירועים עסקיים יש ומה מאפיין אותם?

יש סוגים רבים מאד של אירועים עסקיים ואפשר להתאים אותם לכל צורך וגם לכל תקציב. אלה יכולים להיות אירועים עסקיים קטנים ואינטימיים, או אירועים עסקיים גדולים ומושקעים שהם הפקה רצינית. אלה יכולים להיות אירועים לכבוד החג, למשל, או אירועים שכוללים השקה של מוצר או שירות חדש. אלה יכולים להיות אירועים עסקיים שקהל היעד הוא העובדים או אירועים שפונים דווקא ללקוחות, המזמינים את השירותים או את אותם מוצרים שמציעה החברה. יש אירועים בחודשי הקיץ החמים ויש כאלה המתקיימים דווקא במהלך החורף. יש אירועים בסמוך לחוף הים ואירועים בטבע או באולמות סגורים.

כיצד מתכננים נכון אירועים עסקיים?

תכנון של אירוע עסקי הוא משימה מאתגרת ולא פשוטה המצריכה היכרות רבה עם התחום, כמו גם ניסיון וידע. ולכן, חברות רבות וארגונים מוכנים להשקיע לא מעט כסף בתכנון כזה וגם לפנות אל המומחים, אל חברות הפקת אירועים עסקיים. אירוע עסקי, ובדיוק כמו אירוע פרטי, מצריך תשומת לב רב והתייחסות לכמה נקודות עיקריות שיובילו לכדי אירוע מושקע. אז, במה מדובר? הנה סיכום קצר של הפרמטרים שחייבים לקחת בחשבון כדי להגשים את המטרה:

1. תכנון מקדים – יש את הספונטניים בחבורה ויש את אלה שאוהבים לתכנן כל דבר, וגם כמה שיותר זמן מראש. כאשר מדובר באירוע עסקי חשוב, זה לא המקום לספונטניות ואם רוצים ליהנות מאירוע מוצלח, תכנון מקדים הוא בגדר חובה. תכנון מהרגע להרגע יכול להוביל לכדי הוצאות כספיות גבוהות ומיותרות וגם לבזבוז זמן משווע. ולכן, אם החלטתם שאתם רוצים לערוך אירוע שכזה, התחילו בתכנונו כמה שיותר מוקדם.
2. מהי המטרה או הרעיון המרכזי העומד מאחורי אותו אירוע עסקי – הרעיון המרכזי, כמו גם המטרה שלשמה מארגנים אירוע עסקי, הם הקווים המנחים שעל פיהם מתכננים ומפיקים את האירוע. מהרעיון המרכזי נגזרים פרמטרים אחרים חשובים לא פחות, כמו היכן ייערך האירוע עצמו, מה יהיה אופיו של המקום וגם מתי (תאריך). אם מדובר, למשל, באירוע עסקי לכבוד החג, הוא יתוכנן בסמוך לחג הרלוונטי וישלבו בו אלמנטים חגיגיים יותר. אם מדובר באירוע השקה של מוצר או של שירות חדש, הרעיון שעומד מאחוריהם ישולבו במקום וכך גם "האני מאמין" של בית העסק. סביר שאל אירוע כזה יוזמנו לקוחות, ספקים ואורחים נוספים שאינם בהכרח העובדים. לרושם תהיה חשיבות רבה במיוחד, שכן זו תעזור ליצור כמעין "כרטיס ביקור" שידבר בשמו של העסק, בשם החברה או הארגון העורך את החגיגה.
3. מה התקציב – התקציב שלכם הוא זה שיכתיב, בסופו של דבר, את אופי האירוע ואת כל מה שישולב בו. האם התקציב שלכם גבוה מאד, או שמא נמוך? האם יש לכם תקציב מוגבל שאתם לא יכולים/רוצים לחרוג ממנו או שמא הוא איננו מוגבל כלל? מומלץ מאד, יחד עם חברת ההפקות, להגדיר את התקציב מראש ולהתנהל בהתאם. כדאי לקחת בחשבון הוצאות נלוות נוספות, שלא בהכרח הוזכרו קודם לכן, בשל שינויים שנדרשים לא אחת תוך כדי תנועה, כשמארגנים ומתכננים אירוע עסקי בכל סדר גודל.
4. לוקיישן לוקיישן לוקיישן – המקום שבו ייערך האירוע העסקי שלכם יכול להשפיע רבות על האווירה שתיווצר והוא נקבע בהתאם לשיקולים שונים, כמו התקציב, כאמור, עונות השנה וגם השעה שבה רוצים לערוך את האירוע. כאשר הרעיון המרכזי של האירוע העסקי מגובש וגם התקציב שלו, אפשר לבחור את הלוקיישן הנכון לאירוע וליהנות מכל היתרונות שהוא מביא אתו. זה יכול להיות בחיק הטבע, על חוף הים, בגן אירועים או באולם סגור. האפשרויות הן רבות ומגוונות וחשוב לבחור במה שמדויק, נכון וגם מתאים.
5. חברת ההפקות – כדי ליהנות מאירוע מוצלח ולהגשים את המטרות שאותן רוצים להגשים, חשוב להקפיד לפנות לכתובת הנכונה, לחברת הפקות מקצועית. תכנון אירועים עסקיים הוא אתגר של ממש ובייחוד כזה שמוזמנים אליו לא מעט אנשים. גם עם תקציב מוגבל יש קשיים וגם כאשר התקציב הוא גבוה. חברת הפקות מקצועית תדע איך להתמודד עם המשימה ואיך להפיק אירוע עסקי שיעלה את ערכה של אותה חברה. אירוע עסקי מוצלח ומושקע מאד הוא כמו כרטיס ביקור, שמספר את סיפורו של אותו ארגון או סיפורה של אותה חברה. לפיכך חשוב מאד להשקיע וחשוב עוד יותר להיעזר באנשי המקצוע המתאימים.

האם כדאי לערוך אירועים עסקיים במקומות פתוחים או במקומות סגורים?

לא משנה איזה סוג של אירוע עסקי רוצים לערוך, יש כאמור מגוון רחב של מקומות שבהם אפשר לציין אותו. לרוב הם נחלקים לשני סוגים עיקריים: מקומות פתוחים מול מקומות סגורים. אפשר למצוא כיום לא מעט אולמות אירועים שמתאימים לאירועים עסקיים, אולמות שמציעים מבחר רחב של מתקנים שאפשר לשלב באירוע עצמו כדי להפוך אותו למוצלח עוד יותר. ישנם, למשל, אולמות ומקומות סגורים נוספים, שמציעים שירותי קייטרינג לאירוע, בר משקאות ואפילו די-ג'יי לאורך כל החגיגה. יש אולמות אירועים גדולים ומושקעים ויש גם כאלה צנועים. מעבר לכך, ניתן לערוך בהם הפעלות שונות, להשמיע מוסיקה על רחבת הריקודים ולדאוג לפעילויות מהנות לאורך כל האירוע עצמו. לעומת זאת, ישנם המקומות הפתוחים. זה יכול להיות חוף הים, במדבר או באמצע גן יפהפה פתוח. זה יכול להיות בסמוך לבריכה של ווילה יוקרתית או בכל מקום אחר שתחת כיפת השמיים, בין אם בשעות היום ובין אם אל תוך הלילה. היתרון במקומות פתוחים הוא האווירה הייחודית שהם מציעים והעובדה שהם מושלמים לאירוע קיצי קליל ונעים. פעמים רבות, מכיוון שמדובר בחוץ, מספר המשתתפים יכול להיות גדול יותר מזה שבאולם וגם אם מגיעים לא מעט אורחים הדבר כלל אינו מורגש. התחושה היא של מרחב פתוח וגדול מאד, כזה שבו אפשר לשלב פעילויות צוותיות שונות או הפעלות לכל המוזמנים (ומה יותר כייף, למשל, מבריכה לקפוץ לתוכה בערב קיצי נעים או מי הים לשכשך בהם?).

האם ועד כמה תורמים לחברה או לארגון אותם אירועים עסקיים?

מידת תרומתם של אירועים עסקיים תלויה בסיבה שבגינה הם הופקו. אירועים עסקיים שקשורים להשקת מוצר או שירות חדש עוזרים להפיץ את הבשורה ולהגיע לכמה שיותר לקוחות חדשים. אירוע השקה הוא הזדמנות לפרסם ולקדם את העסק עצמו, כמו גם את השירותים או את המוצרים שלו ולעשות זאת באופן יצירתי וגם חווייתי מאד. אירועים עסקיים שנועדו לעובדים, כמו אירוע גיבוש חברה או צוות, למשל, עוזרים לשפר את המוטיבציה, לחזק את הקשר של העובדים למקום העבודה וגם לאפשר להם ליהנות מפסק זמן של ממש ולא מעט כייף. אלה יכולים להיות אירועי גיבוש שונים וגם מסיבות לכבוד החגים או אפילו לכבוד השנה האזרחית החדשה.

היכן אפשר לערוך אירועים עסקיים ומה נוכל לשלב בהם?

מדינת ישראל ניחנה בשלל של לוקיישנים מרהיבים שאפשר לערוך בהם אירועים עסקיים מכל סוג ובכל עונה. לכל לוקיישן יש את היתרונות שלו וכל אחד כזה מביא אתו אווירה מיוחדת במינה. ניתן, למשל, לערוך אירוע עסקי במדבר, כשמוקפים בנופים בראשיתיים מרהיבים ביופיים. אפשר לנצל את קו החוף כדי לבחור לאורכו נקודה מדהימה כדי לערוך בה אירוע עסקי משובח. אפשר לערוך אירוע עסקי על אוניה גדולה או אירוע עסקי באמצע היער. האפשרויות הן רבות ומגוונות וצריך לדעת מה לבחור בהתאם לכל הקריטריונים הנדרשים, כמו אלה שהוזכרו מעלה.

מעוניינים לערוך אירוע עסקי גדול או אינטימי יותר? חשוב לכם שזה יהיה אירוע מושקע בהתאמה מלאה? בארבל הפקות יפיקו עבורכם אירוע עסקי מהסרטים, אירוע שעונה על כל הצרכים. לקבלת פרטים נוספים על שירותינו ומענה לכל שאלה, צרו אתנו קשר בטלפון 073-374-2513. נשמח לעמוד לרשותכם.