אם אתם חלק ממחלקת משאבי האנוש בחברה, או סתם מאלו שתמיד מארגנים את האירועים הכי שווים בחברה, וודאי יצא לכם לא פעם ולא פעמיים להתנסות בארגון של יום גיבוש, ואין ספק- מדובר בלא מעט כאב ראש. כדי קצת להקל עליכם לקראת הפעם הבאה שתצטרכו להתמודד עם האתגר הזה, הנה כמה טיפים איך לארגן ימי גיבוש שיהיו כיפיים וחווייתים אך גם משתלמים ומותאמים להוצאה הכספית אותה הקצבתם לעצמכם.

הצעד הראשון בדרך לקיומו של יום גיבוש משתלם יותר הוא להבין כמה אנשים באמת הולכים להגיע אליו. לרוב, ברירת המחדל היא שכל העובדים יגיעו וכך מארגנים את הפעילויות וכמויות הכיבוד והשתייה. אך המציאות היא, שתמיד יהיו עובדים שדווקא יחליטו להיות חולים ביום הזה, או את המתחמקים הקבועים שלעולם לא מגיעים לימים האלו פשוט כי הם לא מתחברים לקונספט, לאנשים או מתביישים לבלות עם עמיתיהם במה שאינו המשרד הידוע והמוכר.

תהיה הסיבה אשר תהיה, אתם משלמים עליהם ומפסידים. לכן הערכות ריאלית יותר לכמות אנשים מדוייקת יותר שתגיע, תוכל לחסוך לכם לא מעט הוצאות מתוכננות.

התייעצו עם העובדים שלכם לגבי האפשרות המועדפת עליהם

עוד עצה חשובה, היא להתייעץ עם העובדים שלכם. בסופו של דבר האירוע הזה הוא עבורם ואין טעם להשקיע בפעילות שפחות תלהיב אותם או לא כולם יהנו. לכן. לפני שאתם מתחילים לסגור את היום, העבירו סקר בין העובדים, בררו מה הכי מלהיב אותם ולכו לפי רצונם. ההנאה תעלה פלאים וכך גם ההענות להגיע לאירוע במבחן היום עצמו.

התאימו את האירוע למזג האוויר

כמאמר הפתגם- "הדרך לגיהינום רצופה בכוונות טובות", חשוב מאוד לקחת בחשבון את מזג האוויר הצפוי בזמן שאתם קובעים את האירוע מתחילתו ועד סופו. כך למשל, אם החלטתם על יום כיף בים באמצע הקיץ, קחו בחשבון שמהר מאוד לאנשים יהיה חם וגם אם הים מצנן, לשהות הרבה שעות בחום ובשמש, אפילו בשעות אחר הצהריים יכול להיות מעיק ולגרום לאנשים לברוח מהאירוע מיד לאחר האוכל.

לכן, רצוי לבחור בעונות של מזג אויר קיצוני מקומות סגורים וממוזגים לביצוע הפעילות. כך למשל, מגוון מוזיאונים בארץ, אפילו מוזיאוני ילדים, מציעים ימי גיבוש גם לארגונים מעניינים במיוחד ושונים מהצפוי. אגב, לעיתים ארגון אירוע במסגרת כזו יכול לצאת גם משתלם שכן לרוב הם מציעים לארגונים בנדלים הכוללים פעילות בקבוצות במוזיאון, וכן כיבוד וחדר להתכנסות וועידה אם מעוניינים לתבל גם את יום הגיבוש במספר מילים וסיכומי רבעון או שנה.

השתמשו במשוב לאחר הפעילות

ושוב, כפי שהמלצנו קודם לכן להתייעץ לגבי מה הפעילות המועדפת, כך חשוב ללמוד מכל פעילות מה היה טוב יותר ועל מה אפשר היה לוותר כדי ללמוד לפעם הבאה. כמובן, שהדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא באמצעות מילוי שאלון, רצוי אנונימי ככל שניתן שבו המשתתפים יוכלו להרגיש חופשי לתת הערות גם אם אינן חיוביות במיוחד.

זכרו כי עם קצת מקוריות, קשב לעובדים והתאמה לתנאים החיצוניים הצפויים, תוכלו לארגן יום גיבוש או סדנה חוויתית לעובדים במחיר משתלם גם לכיס וגם לנפש.